Sortér indgående emails med Make og AI
Gmail → Make → AI → route → label / supportsag
Sådan hænger workflowet sammen
Se trigger, fast logik, AI-vurderinger, menneskelig kontrol og output som ét samlet forløb.
-
01
Fast logik Trigger
Ny mail i valgt Gmail/Outlook-mappe med message_id, afsender, emne og body.
-
02
Fast logik Normalisering
Fjern signaturtråde hvor muligt, behold message_id og marker kendte interne afsendere.
-
03
AI-vurdering AI
Klassificér i en kort allowlist som support, salg, faktura, partner, spam/andet. Returnér begrundelse og om mailen kræver menneskelig vurdering.
-
04
Handling/output Routing / handling
Make-router sender kun til godkendte labels/queues; ingen automatisk svar i første version.
-
05
Fast logik Fejlvej
Manglende body eller kun vedhæftning mail → manuel kø.
Gør mail-routing sikker før du tænker på autosvar
Klassificér emails og send dem til korrekt kø. Før AI kommer ind i flowet, skal trigger, inputvalidering og de faste skrivehandlinger kunne beskrives tydeligt.
- Trigger: Ny mail i valgt Gmail/Outlook-mappe med message_id, afsender, emne og body.
- Normalisering: Fjern signaturtråde hvor muligt, behold message_id og marker kendte interne afsendere.
- AI: Klassificér i en kort allowlist som support, salg, faktura, partner, spam/andet. Returnér begrundelse og om mailen kræver menneskelig vurdering.
- Routing / handling: Make-router sender kun til godkendte labels/queues; ingen automatisk svar i første version.
- Fejlvej: Manglende body eller kun vedhæftning mail → manuel kø; model- eller API-fejl → behold mail ulæst og log fejlen.
Klassifikation er nok i første version
Det fristende er at lade AI både forstå og besvare mails. Hold de to risici adskilt: brug først modellen til at vælge en kendt kø, mens selve mailen forbliver urørt. Dermed kan teamet måle præcisionen uden risiko for fejlagtige autosvar.
Attachments og tomme mails er egne cases
En faktura som kun ligger i en PDF, en videresendt tråd og en tom body kræver en anden behandling end almindelig tekstmail. Send de cases til reservevej i stedet for at lade modellen gætte ud fra emnelinjen.
Spor hvad workflowet gjorde med mailen
Gem message_id, den valgte kategori, om mailen blev sendt til gennemgang, og hvilken label/kø der blev anvendt. Undgå at kopiere hele mailbody til driftslogs.
Når normalforløbet ikke holder
Manglende body eller kun vedhæftning mail → manuel kø; model- eller API-fejl → behold mail ulæst og log fejlen.
Model- eller connector-fejl må genforsøges, så længe message_id stadig er den samme. Ingen genforsøg må sende et automatisk svar.
Brug message_id som stabil idempotens-nøgle. Gem det eksterne post-id sammen med nøglen, så en genforsøg kan afgøre, om handlingen allerede er udført.
Attachment-only mails, ukendt kategori og lav sikkerhed går til manuel triage; første version sender aldrig svar automatisk.
Test før drift
Send en kendt supportmail og bekræft korrekt label. Send en mail uden body men med attachment og bekræft manuel kø. Giv modellen en kategori uden for allowlisten og kontroller, at routeren afviser den. Genkør samme message_id og bekræft, at mailen ikke behandles som en ny sag.
Mål effekten
Korrekt label-rate, fejlroute-rate og antal mails der stadig kræver manuel triage.
Data og sikkerhed
Fjern unødvendig historik og følsomme signaturdata før modelkald. Mail-connectoren bør kun have adgang til den mappe og de labels flowet bruger.
Spørgsmål om emnet
Hvad er formålet med “Sortér indgående emails med Make og AI”?
Sorter en fælles indbakke i arbejdsrelevante kategorier og send tvivlstilfælde til mennesker.
Hvilken del bør AI håndtere?
Klassificér i en kort allowlist som support, salg, faktura, partner, spam/andet. Returnér begrundelse og om mailen kræver menneskelig vurdering.
Hvordan håndteres fejl?
Manglende body eller kun vedhæftning mail → manuel kø; model- eller API-fejl → behold mail ulæst og log fejlen.
Hvad bør jeg måle?
Korrekt label-rate, fejlroute-rate og antal mails der stadig kræver manuel triage.